Kontroly zboží v Číně
Rozhodli jste se dovážet výrobky z Číny? Pak byste měli mít na paměti, že nalezení ideálního dodavatele ještě není dostatečnou zárukou toho, že vámi vybrané výrobky opravdu dorazí ve stavu, ve kterém jste je čekali. Dodávku poškozených či mnohdy nebezpečných produktů často nelze navrátit zpět do Číny a váš dodavatel vám výrobky zpětně “zdarma” velmi pravděpodobně také nevyrobí. Proto je nutné provádět pravidelnou kontrolu kvality dodavatele, se kterým spolupracujete. I ty nejlépe řízené továrny mohou čas od časů vyrobit defektní či jinak poškozené produkty, takže plán kontroly kvality je vždy na místě. Tímto krokem si zajistíte, že budou vaše očekávání co se specifikací a kvality produktů týče splněny při každé objednávce.
Co je to kontrola kvality?
Kontrola kvality se může zaměřovat jak na specifikaci produktů, tak na jejich výrobní proces a je obzvláště důležitá pro společnosti dovážející z Číny. Cílem je identifikovat jakékoliv problémy, defekty či nesrovnalosti dotýkající se nejen vašich požadavků, ale také mezinárodních standardů. Pokud se problémy podaří identifikovat dostatečně brzy, nejenže čínská firma ještě stihne problém vyřešit před odesláním zboží, ale vyhnete se také problémům, které by se mohly opět v budoucnu objevit.
Import z Číny a výzvy s ním spojené
Sourcingem produktů z Číny můžete nepochybně získat velkou výhodu nad svou konkurencí. Sourcing s sebou ale přináší také řadu úskalí. Prvním problémem je, že za zboží je třeba zaplatit ještě před jeho odesláním a nést tak riziko, že nám bude zasláno méně kvalitní zboží s omezenými (a drahými) možnostmi jeho výměny. Ať už jsou chyby továrny způsobené vědomou či nevědomou nedbalostí, to už je v tomto případě jedno. Důležité je, že náklady na vývoz zboží a clo mohou být enormní a ani nechceme zmiňovat čas, který zabere vrácení produktu a získání nové, nepoškozené várky (pokud to vůbec jde). Jelikož mnoho malých firem plně nerozumí složitosti čínského právního systému, je velice nepravděpodobné, že by firma uspěla skrze soudní proces. A pokud se postižená firma přece jen rozhodne poškozené produkty prodat, může utrpět újmu na své image. Kontrola kvality zajišťuje nejen kvalitu výrobku, ale také jeho včasné dodání. Bez plánu kontroly kvality se produkční deadlines mohou neustále protahovat a vy tak můžete propásnout prodejní sezónu, což může mít za následek katastrofu. Kontrola kvality produktů před, během a po výrobě je tak nezbytnou součástí sourcingu. Vždy si zkontrolujte, zda byly vaše požadavky splněny již během první várky a jakékoliv problémy či pochybnosti okamžitě s výrobcem řešte. Je dobré se o sebemenší problémy zajímat ihned, jinak může být na jejich řešení již příliš pozdě. Kontrolu kvality pak můžete vykonávat sami, ve spolupráci s továrnou či skrze třetí stranu.
Co kontrola kvality zahrnuje?
Kontrola kvality zahrnuje jak kontrolu vzhledu daného produktu, tak i jeho funkcí. Ať už pracujete s třetí stranou nebo máte vlastní kontrolní tým, měli byste vždy vytvořit detailní inspekční protokol odvíjející se od obecného kontrolního seznamu a vašich vlastních specifikací a požadavků. Během tvorby protokolu se vyplatí být co nejspecifičtější. Pokud tak neučiníte, inspektor může při kontrole použít svůj „selský rozum“, který se může od vašich požadavků znatelně lišit. Nezapomeňte také na to, že kontrolní seznam by se měl neustále měnit společně s měnícími se požadavky na zboží. Vašemu inspektorovi můžete také dodat kontrolní vzorek produktu, který by měl porovnat s tím, který mu je v továrně prezentován.
Zde je příklad inspekčního reportu:
Co je „AQL“?
AQL, neboli „Acceptance Quality Limit“ je limit definovaný jako „nejhorší kvalita, kterou lze tolerovat“ v ISO 2859-1. Jedná se o určení maximálního počtu defektivních jednotek, po jehož překročení bude várka odmítnuta. Importéři zpravidla určují různé AQLs v případě kritických, velkých a malých defektů. Většina asijských dodavatelů je s tímto konceptem obeznámena.
AQL pomáhá určit dva klíčové prvky:
- Kolik by se mělo zkontrolovat kusů produktů či součástek.
- Kde nalezneme limit mezi přijmutím a odmítnutím várky.
Pro jednoduchost řekněme, že se řídíte stejným nastavením AQL, jako 90 procent importérů běžného zboží – což je inspekční úroveň II. Limity jsou pak následující:
- 0% pro kritické defekty (naprosto nepřijatelné: uživatel může být zraněn, či se nerespektují regulace)
- 2.5% pro velké defekty (konečný uživatel by kvalitu produktu považoval za nepřijatelnou)
- 4.0% pro menší defekty (nachází se zde určitý odklon od specifikací, ale běžnému uživateli by nevadil).
Dále byste se měli seznámit se dvěma statistickými grafy:
První tabulka: Kódová písmena pro velikost šarže.
Představme si, že kvantita objednávky se pohybuje mezi 3,201 kusy a 10,000 kusy. Kódové písmeno je „L“.
Druhá tabulka: Jednotlivé plány odběru vzorků pro kontrolu úrovně II (normální závažnost)
Vaše kódové písmeno je „L“, takže budete muset náhodně vybrat 200 kusů z celkového objemu.
A zde jsou limity – produkty nejsou akceptovány, pokud se nalezne jeden či více kritických defektů, více než 10 velkých defektů a více než 14 menších defektů.
Jaké jsou nejčastější typy kontroly?
Existují čtyři základní typy kontrol/inspekcí.
1. Inspekce prováděná před samotným začátkem výroby produktu
Inspekce před začátkem výroby dává kupujícímu možnost zkontrolovat, jaké materiály budou při výrobě použity. Továrny často čelí nařčením, že snižují celkové výrobní náklady tím, že nakupují nekvalitní materiály. To se pak může naprosto katastrofálně projevit na finálním produktu (např. špatný druh čipu v elektronickém zařízení). Inspekce před samotnou kontrolou se také může zaměřit na procesy, které by se během produkce měly dodržovat. Někdy se jedná o velice kritický bod celé kontroly. Čínské továrny se často snaží vydělat, kde to jen jde, a nerespektují tak plány kupce (továrně přijde plán na stříhání látky, který si ona poté sama upraví tak, aby se vše mohlo dělat levněji a rychleji).
2. Inspekce v průběhu produkce
Inspekce v průběhu produkce dává kupci možnost zkontrolovat průměrnou kvalitu produktu během produkčního cyklu. Jedná se o tu nejužitečnější metodu kontroly, ale také - bohužel - nejméně používanou. Kontrola často probíhá tehdy, kdy první várky produktu opustí tovární pásy. Pokud se objeví problémy s kvalitou, mohou se velice brzy implementovat nápravná opatření. To, co již bylo vyrobeno, se může předělat a u zbytku produktů se lze této chyby rovnou vyvarovat. Můžete se tak také vyhnout zpoždění dodávky, jelikož náprava po první vadné várce je jednodušší než náprava stovek či tisíců vadných výrobků.
3. Konečná náhodná inspekce
Konečná náhodná inspekce je tou nejčastější, se kterou se můžeme v Číně setkat. Probíhá, jakmile je vyrobeno 100 % kusů výrobku a alespoň 80 % jich je zabaleno (jedná se tak o opravdu náhodou inspekci a výrobce již nemůže hrát s kupujícím žádné „hry“). Během této inspekce by měl inspektor vybrat kartony z vrchu, z boku, z centra i ze spodu hromady exportních kartonů. Z kartonu by pak měl vytáhnout produkty nejen z vrchu, ale opět také z boku a ze spodu. Inspekce by měla probíhat podle předem specifikovaných kritérií, která se odvíjí od typu produktu a vašich specifikací. Inspektor by měl vyhledávat estetické defekty (trhliny, odřeniny), ale měl by také provádět rychlé funkční testy (zapojení do zásuvky, zapínání, natahování drátů, atd.). Cílem finální inspekce je potvrdit kvalitu připraveného zboží, ale pokud se objeví v připravené dodávce nějaký zásadní problém, s největší pravděpodobností dojde ke zpoždění dodávky. Proto se doporučuje kombinovat tuto finální inspekci společně s inspekcí v průběhu produkce, abyste se vyvarovali nalezení podstatných chyb až na poslední chvíli.
Nezapomínejte!
Nekontrolujte pouze produkty, ale také balení, čárové kódy, nálepky, atd. Balení, které výrobce používá, může často znamenat rozdíl mezi obdržením funkčního produktu ve skvělém stavu a poškozeného, defektního produktu, který byl během přesunu zničen.
4. Inspekce během nakládky
Inspekce prováděná během nakládání zboží do kontejneru se stejně jako kontrola před produkcí používá jen velice zřídka, ale v některých případech se může jednat o velice výhodnou metodu kontroly kvality. Tato kontrola je skvělá v případě, kdy má kupec přesný plán nakládání produktů, který se musí do písmene splnit a respektovat (některé kartony mohou být například příliš křehké, než aby mohly být položeny naspod nákladu), či kdy není balení úplně konvenční. Můžete se tak také ujistit o tom, že jsou ty správné produkty odeslány ve správné kvantitě. Tento typ kontroly se používá také tehdy, pokud svému dodavateli dostatečně nevěříte. Pouze ty nejkritičtější případy vyžadují všechny čtyři kontroly. V praxi se využívají většinou 1-2, ale vše se odvíjí od rizika, které kupec podstupuje.
Varování:
Čínské továrny nerady vidí profesionální inspektory (jelikož možná budou muset změnit výrobní procesy či platit za další inspekci). Prodejce se vám tak bude snažit namluvit, abyste mu věřili, že on se o kvalitu již postará. Nenaleťte mu na tento známý trik.
Audit továrny – další metoda kontroly kvality
Schválení továrny by mělo být posledním krokem při výběru výrobce zboží. Cílem této kontroly je ujistit se o tom, že továrna opravdu dokáže splnit vámi zadaný úkol během vámi zadaného časového limitu. Audit továrny by vám měl ukázat všechny detaily ohledně toho, jak sama továrna kontroluje kvalitu své výroby. Audit se většinou provádí po vyfiltrování těch nejserióznějších kandidátů. Jedná se o nejnákladnější a nejdetailnější typ kontroly dodavatele. Je důležité získat povolení od továrny k auditu a dohodnou se s ní na určitém datu tak, aby byli k dispozici klíčoví manažeři. „Překvapivé audity“ se využívají velmi zřídka a jsou určené jen pro specifické situace. Auditor se neptá jen na základní finanční otázky, ale také chce vidět oficiální licenci továrny a všechnu certifikaci. Auditor by měl popsat hlavní typy produktů na výrobních linkách a organizaci výroby (vybavení, zaměstnance,…). Zde jsou důležité otázky, na které je nutné odpovědět: • Je tato továrna schopná vyrobit to, co od ní kupec vyžaduje? • Soustředí se tato továrna na nízkonákladovou výrobu, či se dokáže postarat i o komplexní výrobní procesy? • Kolik kusů zadaného výrobku dokáže továrna vyrobit týdně? Auditor se řídí seznamem založeným na sérii ISO9000. Často kontroluje kvalitu materiálu jdoucí do výroby, produkty ve výrobě a již vytvořené výrobky. Jeho úkolem je hledat nedostatky továrny, co se kvality týče, a hodnocení její spolehlivosti. Auditor dohlíží na to, aby továrna respektovala regulace země, ve které je zřizována a další kritéria, jakými jsou například standardy SA 8000 a ISO 26000. Auditor se při ověřování dále soustředí na finanční záznamy, vede rozhovory se zaměstnanci, kontroluje pracovní prostory, atd. Pozor: audity továren často probíhají příliš technicky, což do značné míry nahrává větším výrobcům, kteří ale nevěnují tolik pozornosti menším objednávkám. Proto jsou audity problematické, pokud se předkvalifikační fáze neorientovala na dodavatele optimální velikosti (i.e. vybrali jste si malého dodavetele, ale trváte na špičkové výrobě). Nezapomeňte si od společnosti vyžádat veškeré informace o tom, kde bude probíhat výroba vaší objednávky. Vyžádejte si také psaný slib, že bez vašeho souhlasu nikdy nepřesunou výrobu na jiné místo (toto by měla zahrnovat vaše smlouva s výrobcem).
7 způsobů, jak si ověřit, že je váš čínský dodavatel výrobce
Mnoho importérů chce vědět, zdali obchodují s výrobcem, či obchodní společností (věnujeme se tomuto tématu v jiném ebooku). Téměř každý čínský dodavatel totiž tvrdí (to se týče i dodavatelů na Alibabě), že je výrobce, i když je ve skutečnosti pouze obchodní společností. Nenechte obchodní společnosti, aby vám nakukaly, že vlastní nějakou továrnu. Pokud chcete spolupracovat přímo s výrobcem, vždy si nejprve ověřte, že jím také opravdu je.
1. Zkontrolujte obchodní licenci
Při kontrole obchodní licence je nejdůležitější zkontrolovat kolonku “Rozsah firemního působení” (????). V rozsahu firemního působení by se měla objevovat slova jako „výrobce či producent” (????????), tato slova u klasických obchodních společností samozřejmě nenajdete. Dokumentaci vašeho dodavatele zašlete na kontrolu někomu z vašich přátel, který ovládá čínštinu, či vyhledejte profesionálního překladatele.
2. Zkontrolujte hodnotu daně na faktuře
Tímto způsobem rychle a efektivně zjistíte, zdali máte čest s obchodní společností. Čínská vláda nabízí jisté úlevy pro export produktů, čímž chce podpořit svůj objem exportu. Tuto fakturu se 17% daní vám dokáže vystavit pouze výrobce. Takže to zkuste takto: řekněte vašemu dodavateli, že máte partnera v Číně, který vám pomůže získat úlevu z daní na export, a vyžádejte si 17% daňovou fakturu. Pokud vám dodavatel neodpoví, či se bude vymlouvat, pravděpodobně se jedná o obchodní společnost či velice malou továrnu. Pokud vám ovšem tuto daňovou fakturu váš dodavatel zašle, vyžádejte si čistou fotografii vyfocenou předem a pořádně zkontrolujte název společnosti, která se v něm zmiňuje. Pokud se opravdu jedná o společnost, se kterou obchodujete, můžete si být jisti, že se jedná o továrnu.
3. Zkontrolujte MOQ dodavatele
Tovární MOQ (minimální objednací množství) je často vyšší než MOQ obchodní společnosti. Souhlasí-li dodavatel s objednávkou menšího množství produktů, nejspíše se jedná o obchodníka. Řekněme třeba, že si chcete od dodavatele objednat 5,000 hrnečků. Řeknete mu tedy, že si nejdříve chcete na zkoušku objednat 300 kusů a že se k němu vrátíte s větší objednávkou, pokud bude kvalita dostatečná. Pokud dodavatel vaši nabídku zamítne, pravděpodobně máte co dočinění s továrnou, jelikož dodavateli jeho MOQ neumožní vyrobit méně než 1000 kusů. Obchodní společnost ovšem může vaši 300 kusovou objednávku přijmout.
4. Zkontrolujte si katalog produktů
Továrna je často specializovaná na jeden či několik typů produktů, takže pokud narazíte na dodavatele s velice širokým sortimentem, jedná se dost pravděpodobně o obchodní společnost. Pokud jsou vaši dodavatelé specializovaní na produkty z mnoha různých materiálů, nejedná se o továrny.
5. Zkontrolujte auditní zprávy továrny
Pokud vám dodavatel tvrdí, že své zboží dodával předním světovým společnostem jako Walmart, pak po něm vyžadujte auditní zprávu. Pokud odmítnou, či se budou vymlouvat, jedná se pravděpodobně o obchodní společnosti. Pokud vám tuto zprávu opravdu zašlou, zkontrolujte název společnosti, který se v této zprávě nachází. Pokud se shoduje se společností, se kterou komunikujete, jedná se o výrobce.
6. Zkontrolujte ISO 9001 certifikát
Ne každá továrna má ISO 9001 certifikaci, ale většina společností, které mají tuto certifikaci, jsou továrnami, jelikož ji obchodní společnosti nepotřebují. Ačkoliv některé obchodní společnosti tuto certifikaci také vlastní, jsou to pak společnosti specializující se na jednu produktovou kategorii, které mají s určitou továrnou velice stabilní vztah. Práce s těmito společnostmi se pak od práce s klasickou továrnou nijak neliší, dokonce ani co se ceny týče.
7. Zkontrolujte si, kde se váš dodavatel v Číně nachází
Všechny produkty mají v Číně své výrobní centrum. Pokud si tak například vezmeme autíčka na dálkové ovládání, zjistíme, že se vyrábí hlavně ve městě Chenghai v provincii Guangdong. Jelikož má toto město kompletní zásobování všemi částmi, které takovéto autíčko vyžaduje, jako motor, dálkový ovladač a kola, musí továrna vyrobit pouze svoji karoserii a obal. Výroba těchto autíček v jiných městech bude komplikovanější a daleko dražší, proto se továrny na tato autíčka objevují hlavně ve městě Chenghai. Pokud vaši dodavatelé autíček na dálkové ovládání nemají svoji základnu v Chenghai, ale v jiném městě jako Guangzhou či Shenzhen, jedná se pravděpodobně o obchodní společnost. Samozřejmě se i v dalších městech mohou objevit továrny na autíčka na dálkové ovládání, ale rozhodně je takových továren velmi málo. Poslední možností je pak samozřejmě zajít se do dané společnosti podívat, či požádat třetí stranu, aby to zkontrolovala za vás.
Akreditované testovací společnosti v Číně
Jakožto importér do Evropské Unie máte odpovědnost ujistit se o bezpečnosti produktů, které importujete, a o tom, že produkty splňují všechny bezpečnostní standardy a standardy kvality. Proto bude třeba dané produkty testovat a certifikovat akreditovanou testovací společností. Import netestovaných produktů může skončit nejen velmi vysokou pokutou, ale také zabavením importovaných produktů či zapsáním vašeho jména na černou listinu, díky čemuž vám bude zamezen další import do dané země. Mějte na paměti, že laboratoř akreditovaná Čínou nemusí být nutně akreditovaná v EU. Existuje ovšem spousta evropsky akreditovaných laboratoří, které mají své pobočky v Číně. Někdy lze také laboratorní testování používat jakožto dodatečnou kontrolu kvality. Metod této kontroly je spousta. Nejlevnější a nejrizikovější je dotázání se výrobce na dodání certifikátů. Nejbezpečnější, ale nejdražší je zaplatit si inspekční tým, který vybere náhodné vzorky a otestuje je. Několik velkých testovacích společností a pár středních mají všechny testovací nástroje pro ty nejběžnější produktové kategorie. Můžete jim napsat, co kupujete (fotografie + kontext) a zemi, kam chcete produkty importovat. Získáte seznam relevantních testů a jejich cen. Pokud se stanete pravidelným zákazníkem, můžete si vyžádat slevu. Pro malého zákazníka může být kontaktování testovacích společností opravdovým peklem, jelikož tyto společnosti zpravidla neodpovídají menším společnostem dostatečně rychle. Pokud potřebujete provést velice specifické testy (na produktech, které v Číně nejsou tak často vyhledávány), tak budete pravděpodobně potřebovat daleko specializovanější laboratoř. Google vám v tomto případě pravděpodobně moc nepomůže, nejlepší bude se zkrátka ptát kolem. Některé společnosti se zaleknou ceny všech „nezbytných“ laboratorních testů a nakonec nezaplatí za žádný. Jestli jste v této situaci, měli byste si vytvořit testovací plán, který bude balancovat jak výdaje, tak i rizika. Nedělat žádný test je zřídkakdy tou nejlepší možností.
Co dělat, když (neprovedete kontrolu kvality a) z Číny obdržíte nekvalitní produkt
Právě jste obdrželi dodávku objednaných produktů z Číny a zjistili jste, že jsou produkty velice nekvalitní. Čínská společnost přitom ignoruje vaše žádosti o vrácení peněz. Co dělat? No, to záleží na následujícím:
- O kolik peněz jde.
- Jaká je vaše minulá spolupráce s touto společností.
- Ve kterém městě se tato společnost nachází.
- Legitimita čínského výrobce.
- Nátura defektů produktu.
- Existuje psaná smlouva a obsahuje tato smlouva zmínku o tomto defektu.
- Co se ve smlouvě píše o řešení těchto problémů.
V devíti z deseti případů nedává povolání české advokátní kanceláře smysl, jelikož většinou nejde o tolik významnou sumu, nebo neexistuje smlouva, na které byste mohli stavět vaše právní nároky. Můžete vyhledat právníka s čínskou licencí, který by se vašeho případu ujal, nebo se o vyřešení můžete pokusit sami. V drtivé většině případů je však nejlepší radou poučit se z vlastních chyb a udělat věci správně při příští objednávce. Pokud ale splníte následujících pět předpokladů, budete mít slušnou šanci získat dostatečné odškodnění:
- Máte podepsanou smlouvu, ve které je jasně definovaný akceptovatelný stav kvality.
- Máte důkaz o zaplacení.
- Prodejce na smlouvě se shoduje s právnickou osobou, které jsme zaslali platbu. (Lidé často mají smlouvu podepsanou dodavatelem, ale platbu zašlou obchodní společnosti!).
- Váš dodavatel disponuje hmotnými i finančními aktivy (malé „společnosti“ se vytratí ihned, kdy se blíží soudní spor).
- Jurisdikce smlouvy se shoduje s místem, kde se nachází většina hodnoty společnosti.
I tak je však díky geografické vzdálenosti velice obtížné zajistit si dostatečně rychlé a uspokojivé řešení této reklamace. Problémem je, že při kontrole objednávek z Číny můžete dát továrně seznam 9,999 věcí co nedělat a co dělat a továrna si stejně najde něco, co NA SEZNAMU NENÍ! Uvidíte, že vámi vybrané továrny činí rozhodnutí, které byste za milion let netipnul. Často se tak změní barva vašeho produktu, i když se nikdy o změně barvy nemluvilo. Odpověď bude znít asi takto: „Pokud jste to tak nechtěl, měl jste nám dát seznam 10,000 věcí co dělat a nedělat namísto 9,999!“ Čínští výrobci se neustále snaží cíleně a tajně zvyšovat své zisky, což dělají hlavně vyhledáváním méně kvalitních a levnějších materiálů na výrobu zadaných produktů: Importéři si téměř nikdy nevšimnou toho, co se děje. Změny jsou zprvu velmi malé a nenápadné, ale přesto progresivní. První várka je v pohodě, ale s každou další se objevuje více a více změn a defektů. Naprosto šílené je to, že problémy s kvalitou se často objeví na posledním místě, kde by to importér čekal. Jedna americká společnost takto importovala zkrášlující kosmetiku po dobu několika let, když se najednou stalo to, že kosmetické produkty začaly vlivem své váhy vypadávat ze svých papírových balení. Důvod? Čínský výrobce postupně nahrazoval papír nekvalitnějšími alternativami, což mělo za následek tuto katastrofu. Dávejte si dobrý pozor!
Rady na závěr
Závěrem přinášíme seznam 10 základních bodů, který by každý importér z Číny měl dodržovat:
- Pořádně si zkontrolujte svého potenciálního dodavatele. Ujistěte se, že opravdu jednáte s továrnou a ne jen s prostředníkem.
- U vybrané továrny proveďte audit.
- Ujistěte se, že se továrna hodí pro výrobu vámi vybraných předmětů.
- Vyhněte se placení 100% finální částky předem a mějte dobrou OEM smlouvu.
- Ujistěte se, že vaše vlastní společnost následuje domluvené procedury.
- Jasně definujte, co od čínské továrny chcete a ujistěte se, že to čínská továrna chápe.
- Pravidelně provádějte kontroly kvality.
- Snažte se držet stejného dodavatele, dokud s ním máte dobré vztahy. Opustit spolehlivého dodavatele kvůli pár korunám se nemusí vyplatit.
- Čas od času navštivte továrnu a potkejte se s odpovědnými osobami tváří v tvář.
- Podpořte snahu továrny o zlepšení.
Outsourcing do Číny může být opravdovým oříškem, ať už jsou vaše dřívější zkušenosti jakékoliv. Kontrola kvality je u něj základní nutností. Je nutností jak pro první objednávku, tak pro dlouhodobé partnerské vztahy. Jedná se o jedinou opravdovou garanci toho, že se k vám dostane kvalitní zboží ve stavu, v jakém ho očekáváte.